Prendre des notes efficacement • Décharger son cerveau

Last updated 17 days ago

Alfred + Trello + Notion.

— Publié en décembre 2018 —

L’expression « prendre des notes » veut tout et rien dire. Ça va de noter un numéro de téléphone à l’arrache sur un bout de papier, à mettre en forme proprement une pensée bien structurée.

Pour clarifier, on pourrait déjà diviser l’expression générique de « prise de note » en deux grandes étapes :

  1. Collecter l’information (pour ne pas la perdre).

  2. Traiter l’information (l’approfondir, la qualifier, la ranger à sa place, y réfléchir,

    la présenter correctement).

La distinction est super importante.

1. Collecter l’information

Commençons par cette première étape, qui correspond selon moi à la véritable « prise de notes ». Elle est délibérément bordélique, brute et déstructurée. Presque sale.

Le but d’une bonne prise de note n’est pas de bien présenter l’information, c’est de la capturer avant qu’elle ne disparaisse. Il s’agit de noter quelque chose pour ne pas l’oublier. D’en laisser une trace écrite en lieu sûr, pour décharger son cerveau.

J’ai pris l’habitude de noter énormément de choses (des idées, des tâches, des projets, ou toute information utile qui me passe par la tête), dans le simple but de ne pas les oublier. Car je sais très bien que si je ne note pas une idée qui me passe par la tête sur le champ, alors je vais certainement l’oublier. Les distractions sont tellement nombreuses que pour tout ce qui n’est pas essentiel, il y a de fortes chances que ça passe à la trappe. Ce n’est même pas une question de mémoire. Le cerveau est sollicité au quotidien par une multitude d’informations plus ou moins cruciales — une information en chasse rapidement une autre, et ainsi de suite. Alors comme je déteste les promesses non tenues, si je dis à quelqu’un « cool, je vais regarder ! » au cours d’une conversion, je le note. Sinon, je sais très bien que je vais oublier de le faire.

Peut-être que l’idée me reviendra plus tard, mais ce sera souvent au prix d’une charge mentale désagréable (« bordel, qu’est-ce que je devais faire déjà ? »). Le pire étant ces moments où je ne parviens pas à me souvenir de quelque chose qui me semblait important, mais que je n’ai pas pris la peine de noter. J’appelle ça le « nuage noir », ce truc qui vous hante en continu, qui vous laisse croire que vous avez oublié quelque chose d’important. C’est synonyme de stress, de désorganisation et de mauvaises décisions.

A contrario, la prise de note est synonyme de soulagement. Une fois que c’est noté, j’ai l’esprit libre. Je peux oublier. Je n’aurai pas besoin de faire l’effort de me souvenir de cette idée, ni de décider si ça mérite mon attention. Je décharge mon cerveau, et on verra la suite plus tard.

Ne pas brûler les étapes

Le grand piège de la prise de note, c’est de vouloir traiter l’information au moment de la collecte. Dit autrement, de passer tout de suite à l’étape 2. Si vous êtes dans les bonnes dispositions pour traiter l’information, alors tant mieux. Autant la classer et la structurer directement, en effet.

Mais dans la pratique, il y a de fortes chances que cela vous interrompe dans ce que vous étiez en train de faire — les interruptions étant l’ennemi numéro 1 de la productivité. Le défi de la phase de collecte, c’est que les informations à recueillir peuvent arriver n’importe quand. Pire, les meilleures idées arrivent souvent dans les moments où nous sommes le moins bien prédisposés à les noter (sous la douche, en marchant, pendant une discussion passionnée avec quelqu’un d’autre, etc.).

Prenons un exemple typique : une belle idée vous vient pendant une conversation avec un ami. Il faut que vous en preniez note sur le champ pour ne pas l’oublier. Mais en voulant brûler les étapes, voici ce qui se passe :

  • Sortir son téléphone de sa poche.

  • Déverrouiller son téléphone.

  • Ouvrir son application de prise de note.

  • Choisir à quel endroit ranger la note.

  • Réfléchir à la meilleure manière de la présenter.

  • Réfléchir à la meilleure manière d’archiver l’information.

  • Écrire la note.

  • Enregistrer (capture terminée).

Non seulement vous avez complètement cassé le rythme de la conversation avec votre ami, mais en plus votre note n’est pas si bien qualifiée que ça. C’est le pire des deux mondes.

Il est tentant de qualifier l’information au moment de la collecte, mais c’est rarement efficace. Il vous faut au contraire un endroit réservé à cette prise de note brute, déstructurée et volontairement bordélique. La seule chose qui compte est d’aller vite. La qualification, ce sera pour plus tard.

L’enjeu de cette phase de capture/collecte/recueil se résume donc en un mot : vitesse d’exécution. Il faut être capable d’agir vite et dans n’importe quel contexte. Il s’agit de noter le plus rapidement possible, en minimisant l’interruption inhérente à la capture. Les outils que vous utilisez pour votre collecte sont donc essentiels. On y arrive.

Méthode papier

Quand on a compris que tout se joue sur la vitesse d’exécution, même les personnes les plus allergiques au papier-crayon peuvent l’admettre : cette bonne vieille prise de notes manuscrite reste un des moyens les plus efficaces pour capturer l’information.

C’est l’un des rares cas où le papier-crayon me semble encore compétitif — j’ai toujours une feuille et un stylo sur mon bureau, et il m’arrive de m’en servir. J’ai aussi toujours un Moleskine dans mon sac à dos. Mais les déficits du monde réel (pas de copier-coller, indexation pourrie des données, pas de recherche, etc.) me font privilégier une solution plus « numérique » dans l’immense majorité des cas.

💻Méthode sédentaire

Quand je suis dans mon environnement de travail le plus courant (derrière mon ordinateur), ma collecte passe essentiellement par un workflow Alfred qui envoie mes notes sur un tableau Trello. Ce dernier ne servira qu’à l’étape 2.

Mise en situation typique : je suis en train d’écrire un article, et une pensée me traverse l’esprit (exemple : « il ne faut pas que j’oublie d’envoyer cet article à Jean-Michel »). À ce moment là, je ne veux pas m’interrompre dans la tâche que je suis en train de faire (écrire mon article) ; je veux simplement sortir cette idée de mon cerveau, pour y revenir plus tard, au calme, quand j’aurai du temps à y consacrer. C’est exactement ce que je fais avec ce workflow :

C’est la façon la plus rapide que j’ai de noter quelque chose quand je suis derrière mon ordinateur. Je n’ai pas besoin d’ouvrir une application de prise de note, de me mettre dans le bon dossier, d’ouvrir je ne sais quel fichier… Non, peu importe ce que je suis en train de faire, je me contente d’ouvrir Alfred et de taper immédiatement ce que j’ai à noter pour ne pas l’oublier. J’ai alors déchargé mon cerveau, et je peux revenir à ce que je faisais sans avoir (trop) perdu le flow.

Ma vie a vraiment changé quand je suis devenu — grâce à ce combo Alfred + Trello — capable de capturer l’information aussi rapidement.

📱 Méthode mobile

La méthode ci-dessus ne fonctionne évidemment que dans les situations où je suis derrière mon ordinateur. Pour toutes les autres, je ne suis généralement jamais très loin de mon téléphone. J’utilise alors le widget Android de Trello (dont le raccourci est très facile d’accès) :

Après avoir testé pas mal de solutions de prise de notes, je n’ai rien trouvé d’aussi rapide que ça. Un tap pour lancer le widget ; j’écris ; un tap pour valider ; boom. Esprit libéré.

Truc important : ça fonctionne hors-ligne (mes trajets en métro disent merci). Trello stocke la note en local avant de la synchroniser une fois qu’on récupère une connexion. C’est du moins ce que je présume, n’ayant jamais eu de problème de perte de notes en plusieurs années d’utilisation.

Il m’arrive aussi de prendre des photos, car c’est extrêmement efficace pour collecter beaucoup de contenu rapidement. S’il y a plus d’un mot à noter et que l’environnement permet de prendre une photo sans avoir l’air d’un psychopathe, alors la photo est plus rapide que l’écriture. Désolé SwiftKey, mais là tu ne peux pas rivaliser.

🗣️Méthode orale

Je n’utilise pas très souvent les interfaces vocales (du type Google, Alexa ou Snips), mais il faut bien avouer qu’elles sont imbattables dans certains cas. Celui où on a les mains occupées, par exemple. Il m’arrive donc de lâcher quelques « OK Google, note pour moi blablablabla ». Ce qui est marrant, c’est que je peux là-aussi faire arriver cette note dans mon tableau Trello consacré, dont il est justement temps de parler.

2. Traiter l’information

Ces notes — très brutes de décoffrage, c’est le but — arrivent donc dans un tableau Trello entièrement consacré à ça :

C’est un tableau très simple, composé d’une unique colonne dans laquelle arrivent toutes les notes, sous forme de carte Trello. C’est à partir de là que je peux m’attaquer à la deuxième étape : traiter l’information.

Contrairement à la collecte, cette étape ne se déroule pas dans un environnement contraignant où seule la vitesse compte. C’est tout l’intérêt d’avoir décomposé le processus en deux étapes : cette fois-ci, je peux prendre le temps de bien qualifier l’information. Alors en quoi ça consiste, concrètement ?

On peut voir ce tableau comme une liste de tâches. Ce n’est pas complètement exact, puisque je m’en sers pour noter tout et n’importe quoi (et pas uniquement de vraies tâches ; pour ça je procède autrement). Il n’empêche que chaque carte Trello de cette « Inbox » peut être vue comme une tâche à traiter. C’est en tout cas la manière dont je procède : je prends chaque carte une par une, et je décide de ce que j’en fais avant de l’archiver (pour vider la boîte de réception). Il y a grosso modo deux types d’actions :

  1. Traitement simple. Je traite la carte immédiatement, puis je l’archive. C’est valable pour toutes les tâches que je peux exécuter rapidement, sans réflexion très élaborée. Par exemple, si la note implique de jeter un œil à un produit que je ne connaissais pas et dont on m’a parlé, j’archive la carte dès que j’ai terminé mon exploration. Si la note est un numéro dont je n’ai plus besoin de me souvenir plus tard, j’archive. C’est l’équivalent d’un post-it que je jette à la poubelle.

  2. Traitement complexe. Souvent, la note brute issue de la collecte va se transformer en une version plus élaborée. Elle prendra généralement la forme d’une page Notion bien documentée, que je classerai au bon endroit de ma base de connaissances. L’objectif premier : pouvoir retrouver cette information dans le futur. Je veille donc à la ranger au bon endroit dans ce qu’on peut aussi appeler mon wiki personnel, et je fais en sorte qu’elle soit correctement indexée par le moteur de recherche. Une fois que c’est fait, j’archive la carte Trello.

Il y a quelque temps, je m’étais amusé à identifier tous les types de choses qui arrivent dans mes notes, et à quel endroit je les range lorsqu’elle ne sont pas archivées directement. Ça donnait quelque chose comme ça :

Type de truc qui arrive dans mes notes

Endroit où je le range – Ce que la note devient

Tâche importante

E-mail et/ou événement calendrier.

Truc à acheter, course à faire

Liste de courses (Google Keep)

Article à lire

Pocket

Livre intéressant

Page Notion existante, dont c’est l’unique but

Film ou série à voir

SensCritique / BetaSeries / Notion

Vidéo à voir

Playlist YouTube/Vimeo, dont c’est l’unique but

Musique à écouter

Playlist YouTube Music, dont c’est l’unique but

Endroit à explorer

Page Notion existante, dont c’est l’unique but

Restaurant à tester

Page Notion existante, dont c’est l’unique but

Idée de voyage, sortie

Page Notion existante, dont c’est l’unique but

Idée d’article

Nouvelle page Notion, pour élaborer

Note pendant un rendez-vous

Compte rendu de conversation sur Notion

Information de contact

Google Contacts

Tout ce qui ne rentre pas dans ce cadre est généralement traité sur le champ, sans grande « qualification ». Mais quelque soit la complexité du traitement, l’objectif final est le même : ça doit disparaître du tableau Trello.

Inbox Zero

Pour que le système fonctionne, il est important de vider régulièrement le tableau. Comme toute autre gestion de boîte de réception, je veille à ne jamais me faire déborder. On peut voir ce tableau comme une phase transitoire pour des notes brutes de décoffrage qui, au moment où elles sont prises, ne laissent pas le temps de bien les qualifier. Mais une fois qu’elles arrivent ici, j’arrête les conneries et je fais les choses proprement. Je fais le ménage. Tout doit être propre, et ça implique de garder un œil sur ce tableau très régulièrement.

Comme disait Jason Fried :

The best way to get things done is to have fewer things to do.

Dit autrement, plus vous avez de choses à faire dans une liste de tâches, et moins il y a de chances que vous accomplissiez quoi que ce soit. Vous serez découragé (et même paralysé) par la taille du chantier. D’où l’intérêt de traiter cette boîte de réception selon les principes de l’Inbox Zero. Je n’y laisse jamais plus d’une dizaine de notes simultanément.

Trello n’est peut-être pas une application de prise de notes à proprement parler, mais je n’ai rien trouvé de plus efficace pour mettre un œuvre cette méthodologie.

📷Traitement des notes au format « photo »

Je vous racontais tout à l’heure que mes notes de la phase de collecte sont parfois au format « photo ». Le principe est exactement le même, sauf qu’au lieu d’arriver dans mon tableau Trello, les photos arrivent dans un dossier spécifique de ma Dropbox. Ce dossier est donc traité, lui aussi, comme une boîte de réception, façon Inbox Zero. Je fais que j’ai fait à faire avec la note, puis je supprime le fichier.

L’intérêt d’une prise de note efficace

Voilà, savez tout – ou presque – de mon processus de prise de notes. Je l’utilise depuis plusieurs années et il m’apporte beaucoup de satisfaction. Parfois, quand je ne parviens pas à me souvenir de certaines informations, je regrette de ne pas avoir commencé plus tôt.

Notre cerveau a beau être assez impressionnant pour mémoriser certains éléments, sa fiabilité à long terme reste assez médiocre lorsqu’il s’agit de se rappeler de certaines discussions ou décisions. C’est toujours incroyable de lire ses propres notes quelques années plus tard. On se rend compte à quel point on avait tout oublié. C’est dans ces moments là qu’on comprend la pertinence de la prise de notes (alors que sur le moment, ça peut sembler inutile).

Quand je travaillais chez Capitaine Train, il m’est arrivé plusieurs fois d’écrire certains rapports de bug, avant de me rendre compte que j’avais moi-même créé, 10 mois plus tôt, exactement la même chose (documenté de la même manière, à quelques mots près !). Ça m’est arrivé pour documenter des problèmes qui m’avaient marqué à l’instant T… et que j’avais totalement oubliés un an plus tard. La tendance que peut avoir notre cerveau à complètement oublier certaines choses sur le long terme est assez étonnante.

Cela dit, il faut être à l’aise avec un fait : une quantité significative de vos notes ne serviront peut-être jamais à rien. Peut-être même la majorité. Mais ce n’est pas grave. C’est le jeu. La tranquillité d’esprit apportée par la prise de note vaut déjà plus que l’anxiété potentiellement produite si vous ne notez rien.

C’est un des fondements de la méthode GTD : si vous ne listez pas 100 % de vos tâches et de ce qui vous passe par la tête, toutes celles que vous n’aurez pas notées (même si elles sont peu nombreuses) vont constamment vous encombrer l’esprit, comme un nuage noir. Même si vous avez noté 90 % de vos tâches, les 10 % restants seront ressassés en permanence dans votre cerveau, et vous empêcheront d’être efficace dans l’exécution. La solution n’est pas très compliquée : notez tout. Déchargez votre cerveau. Vous avez maintenant de bons exemples d’outils qui vous aideront à y parvenir.

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La productivité est un chemin sans fin. On trouve toujours des moyens pour être plus efficace. Si mon organisation ne vous semble pas optimale, expliquez-moi comme je pourrais m’améliorer. 💙

Racontez-moi votre organisation, vos problèmes, vos outils favoris. Je pourrais écouter des gens m’exposer leurs workflows personnels pendant des heures.

La date de mise à jour des articles est très importante. Les applications évoluent sans cesse, bien plus vite que le temps que j’ai pour mettre à jour cette base de connaissances (car ce n’est pas mon travail à plein temps, m’voyez).

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Merci pour votre lecture. 🙏Je sais que votre attention a beaucoup de valeur, dans ce monde où ceux qui essaient de la capter sont de plus en plus nombreux. Votre temps, lui, n’est pas extensible, alors ça me touche d’autant plus.

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